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Dipartimento segreteria della giunta |
L’attività
Una struttura di supporto
L’attività del Dipartimento è connessa alla produzione dei
provvedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture
dell’Amministrazione regionale. E’ quindi compito istituzionale
della Segreteria della Giunta supportare le singole strutture
nella fase di predisposizione dei provvedimenti amministrativi,
raccogliere le proposte di deliberazione che le strutture
regionali intendono sottoporre all’esame della Giunta regionale,
redigere l’ordine del giorno, e quindi numerare, dopo
ogni adunanza della Giunta, gli atti adottati. L’attività di predisposizione
degli atti concerne fondamentalmente il loro
aspetto formale in quanto essendo la Segreteria struttura “terminale”
deve garantire il maggior grado possibile di uniformità
sia per quanto riguarda l’impostazione degli atti, sia per
quanto concerne la loro completezza, correttezza linguistica e
curarne la comprensibilità in un’ottica di avvicinamento alle
generali conoscenze dei cittadini. Dal momento che la Giunta
regionale tiene le proprie sedute almeno una volta alla settimana
consegue che la Segreteria svolge i propri compiti istituzionali,
di fatto, senza soluzione di continuità ed in tempi
estremamente ristretti. Questo vale anche per quanto concerne
i provvedimenti dirigenziali, atti amministrativi a carattere
squisitamente gestionale adottati in autonomia e sotto la responsabilità
di ogni singolo dirigente regionale.
Disciplina dell’attività collegiale della Giunta
Nel corso del 2004 ha preso vigore, per la prima volta, su iniziativa
della Segreteria, il “regolamento” interno destinato a
disciplinare lo svolgimento dell’attività collegiale della Giunta
regionale (adottato il 15 dicembre 2003, poi modificato, dopo
il primo periodo di necessario “rodaggio”, il 26 aprile 2004)
stabilendo regole certe e condivise, alcune delle quali sono la
rappresentazione del “bagaglio” delle esperienze maturate ed
altre costituiscono innovazioni che hanno contribuito a disciplinare
in modo più puntuale lo svolgimento delle sedute.
Dati sull’attività amministrativa
Alcuni dati numerici relativi alle deliberazioni della Giunta regionale
e ai provvedimenti dirigenziali dal 1° gennaio al 30 novembre
2004:
-
Deliberazioni adottate: 4437;
- Disegni di legge trasmessi al Consiglio regionale: 36;
- Proposte di deliberazione trasmesse al Consiglio regionale:
14;
- Proposte di regolamento trasmessi al Consiglio regionale: 2;
- Sedute della Giunta regionale: 63;
- Provvedimenti dirigenziali: 5818.
La gestione dei flussi documentali
L’Archivio generale, nell’ambito del coordinamento e della vigilanza
sugli archivi correnti e di deposito, sta predisponendo gli
strumenti atti ad accompagnare il passaggio dal documento
cartaceo al documento elettronico, in stretta collaborazione
con il Dipartimento sistemi informativi, volto alla realizzazione
di un software per la gestione dei flussi documentali, il Ged, nel
rispetto delle norme archivistiche e dei vincoli legislativi. Sono
state definite le esigenze funzionali e i requisiti tecnici, così come è stato sviluppato e strutturato il software; il prodotto
è stato quindi sottoposto ad una serie di test allo scopo di
garantire il suo funzionamento, di scoprirne i possibili errori e
di raffinare i requisiti del prodotto definitivo.
Formazione del personale
Alla consueta attività di aggiornamento degli addetti al protocollo,
al fine di adeguare le procedure allo sviluppo tecnologico e all’evoluzione
normativa e del miglioramento qualitativo del lavoro,
da quest’anno, si è dedicata congrua parte del tempo alla formazione
individuale dei nuovi protocollisti.
Archivio di deposito generale
La gestione dell’Archivio di deposito generale, situato presso il Palazzo
regionale, prevede una continua vigilanza sulle sue condizioni
ambientali sia per preservare i fondi ivi conservati dal degrado
del tempo sia per garantire condizioni di sicurezza agli addetti.
Si sta inoltre procedendo a dotare l’archivio degli strumenti
di corredo indispensabili per la consultazione degli atti quali inventari
di fondi e inventari topografici. Quest’anno l’attenzione si
è focalizzata su due fondi in particolare: il Fondo Rava (Regione
autonoma Valle d’Aosta)-Serie 2° – che sono gli atti prodotti dal
funzionamento dell’ex Commissione regionale di controllo
(Co.re.co), di cui si è proceduto alla redazione dell’inventario ed
al condizionamento degli atti –, e il Fondo Prefettura-Serie Gabinetto
(1927-1945), di cui si stanno condizionando e riordinando
le carte e redigendo l’inventario.
L’Ufficio garantisce l’accesso agli atti in esso conservati sia per diverse
strutture dell’Amministrazione regionale, a cui fornisce gli
atti in consultazione, sia per utenti esterni. L’utenza esterna è
composta in gran parte da liberi professionisti in occasione di ristrutturazioni
di edifici, sia pubblici che privati, e da storici e studiosi
che consultano i fondi della soppressa Provincia di Aosta e
delle sue istituzioni. In minima parte si effettuano ricerche più
complesse, trasversali ai vari fondi, per soddisfare richieste più
particolareggiate. In sintesi, i dati:
- Fondo Rava - Serie 2°: 356 faldoni
- Fondo Provincia di Aosta - Serie Prefettura Gabinetto: 136 faldoni
- Richieste inoltrate da Dipartimenti della Regione: 91
Richieste inoltrate da privati, professionisti, studiosi, storici:
17.
Iniziativa di eccellenza
Archivio e Protocollo sul sito Intranet
E’ stato progettato, quest’anno, il sito Intranet dell’Archivio e
Protocollo, che si pone come obiettivo il riconoscimento della
conoscenza come risorsa fondamentale per la strategia aziendale.
Un’efficace gestione della conoscenza acquisita dall’Archivio
generale e, al contempo, la cattura e l’acquisizione delle particolari
informazioni di cui ogni addetto è in possesso oltre ad un
suo coinvolgimento diretto ed attivo devono essere letti nella
prospettiva di un’interazione dinamica di tutti gli attori della gestione
documentale che deve garantire, in modo ottimale, la
transizione da un sistema esclusivamente basato sul documento
cartaceo ad un futuro elettronico.
Il sito Intranet è stato progettato focalizzando l’attenzione sulle
necessità e le aspettative dell’utente. Si è perciò ricercata la
corrispondenza tra il modello mentale che l’utente ha di un certo
dominio (modalità con cui rappresentare, classificare, descrivere
e dare un nome alle informazioni) e la presentazione delle
informazioni sulla pagina. Gli assi centrali del processo di progettazione
sono stati l’utente, il contesto in cui opera ed il contenuto.
Il contesto è quello documentario.
I contenuti sono strettamente archivistici, si troveranno la normativa
specifica e le disposizioni di legge sulla gestione dei documenti,
le indicazione pratiche sulle modalità di registrazione,
sull’inserimento dei dati. Vengono forniti gli strumenti per l’utilizzo
del software, per la tenuta fisica degli atti e per il loro trattamento
in ambiente elettronico. Sono messe a disposizione le
tracce da seguire per la revisione del quadro di classificazione,
per l’individuazione delle tipologie documentarie da conservare,
per le operazioni di scarto, per la tenuta degli archivi correnti e
di deposito.
Gli utenti sono rappresentati dagli addetti degli uffici di protocollo
ed archivio. A seconda della struttura in cui sono inseriti,
si possono raggruppare in 3 tipi: coloro che adempiono unicamente
alla funzione di registrazione degli atti; coloro che a questa
funzione accompagnano una limitata attività di fascicolazione,
in ambiente elettronico, delle registrazioni effettuate; coloro
che, oltre alla registrazione, provvedono alla tenuta degli archivi.
Con questa iniziativa si è voluto mettere a disposizione degli addetti
le informazioni e il supporto necessari per svolgere in modo
corretto, uniforme e soddisfacente le attività di loro competenza,
tramite un accesso veloce e uniforme alle informazioni, la
definizione univoca delle procedure, la produzione di un manuale
di gestione in progress.
Secondariamente si è inteso apportare un miglioramento alla comunicazione
tra l’Archivio generale ed i protocollisti e privilegiare
il “metodo” a fronte della risposta puntuale per ottenere un
approccio partecipativo e autonomo. |
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