|
|
 |
| |
|
Secrétariat du gouvernement régional |
L’activité
Une structure d'appui
L'activité de tout le Département est liée à l'élaboration des
actes administratifs préparés par les différentes structures de
l'Administration régionale. La tâche institutionnelle du Secrétariat
du Gouvernement consiste donc à fournir un appui à celles-
ci, lorsqu'elles préparent des actes administratifs, à collecter
les propositions de délibération que lesdites structures entendent
soumettre au Gouvernement régional, à rédiger l'ordre
du jour de chaque séance du Gouvernement et, à l'issue de celle-
ci, à numéroter les actes adoptés.
Pour ce qui est de l'élaboration des actes administratifs, cette
tâche réside essentiellement dans le contrôle de leur aspect
formel : le Secrétariat étant la dernière structure par laquelle
ceux-ci doivent nécessairement passer, il lui appartient de
veiller à l'uniformité des documents, c'est-à-dire non seulement
à leur présentation, mais aussi au fait qu'ils renferment
tous les éléments nécessaires, qu'ils sont rédigés correctement
(du point de vue linguistique) et qu'ils sont intelligibles, afin
que le citoyen moyen puisse en saisir la teneur.
Étant donné que le Gouvernement régional se réunit en séance
au moins une fois par semaine, le Secrétariat est de fait appelé
à remplir ses fonctions sans solution de continuité et
dans des délais extrêmement courts.
Tout ce qui précède vaut également pour les actes du dirigeant,
qui ont strictement trait à la gestion des chaque
structure et que chaque responsable de l'Administration régionale
adopte en toute autonomie et sous sa propre responsabilité.
La réglementation
de l'activité collégiale du Gouvernement
C'est en 2004 et à l'initiative du Secrétariat du Gouvernement,
qu'a été établi un « règlement interne » destiné à encadrer l'activité
collégiale du Gouvernement. Le texte adopté le 15 décembre
2003 a finalement été retouché le 26 avril 2004, après
quelques mois d'un « rodage » indispensable. Ce règlement fixe
des règles, comprises et acceptées de tous, dont certaines sont
le fruit de l'expérience et d'autres relèvent de l'innovation, qui
constituent en quelque sorte le canevas de ces réunions.
Les données relatives à l'activité administrative
Voici quelques chiffres qui illustrent le volume de l'activité du
Gouvernement régional et des dirigeants, du 1er janvier au 28
décembre 2004 :
- Délibérations adoptées : 4875;
- Projet de loi transmis au Conseil régional : 37;
- Propositions de délibération transmises au Conseil régional :
14;
- Propositions de règlement transmises au Conseil régional : 2;
- Séances du Gouvernement régional : 68;
- Actes du dirigeant : 6689.
La gestion des flux de documentation
Dans le cadre de la coordination et du contrôle des archives courantes
et générales, les Archives générales élaborent des instruments
propres à accompagner le passage de l'archivage sur papier
au stockage de documents électroniques, en étroite collaboration
avec le Département du système d'information. Tous deux travaillent à la mise au point d'un logiciel qui servira à gérer
les flux de documentation, le GED, dans le respect des normes
d'archivage et des obligations légales. Les impératifs de
fonctionnement et les besoins techniques ont été définis. Puis
le logiciel a été réalisé et structuré, avant d'être soumis à une
série de tests visant à vérifier son bon fonctionnement, à détecter
les erreurs éventuelles et à affiner ses caractéristiques.
La formation du personnel
En sus du recyclage habituel des fonctionnaires chargés de l'enregistrement,
une grande partie du temps prévu pour le recyclage a
été consacré à la formation individuelle des nouveaux employés,
et ce, afin d'adapter les procédures à l'évolution technologique et
normative et d'améliorer la qualité du travail.
Les archives générales
La gestion des archives générales, qui se trouvent dans le Palais
régional, présuppose une surveillance constante de leurs conditions
ambiantes, afin non seulement de préserver des dégradations
les fonds qui y sont conservés, mais aussi de permettre aux
fonctionnaires d'y travailler en toute sécurité. D'autre part, les archives
sont en train de se doter des instruments indispensables à
la consultation d'actes, tels que les inventaires de fonds et les inventaires
topographiques. Cette année, il a été décidé de concentrer
l'attention sur deux fonds : le fonds RAVA - Série 2, c'est-àdire
les actes liés au fonctionnement de l'ancienne commission régionale
de contrôle (la CO.RE.CO), qui ont été inventoriés et
conditionnés, et les fonds Préfecture-Séries Cabinet (1927-1945)
dont les documents sont en cours de conditionnement et d'inventoriage.
Le bureau garantit l'accès aux actes qu'il conserve tant aux différentes
structures de l'Administration régionale, auxquelles il fournit
les documents qu'elles désirent consulter, qu'aux particuliers.
Cette seconde catégorie d'usagers se compose principalement de
membres des professions libérales qui s'adressent aux archives à
l'occasion de la restructuration de bâtiments publics ou privés,
mais aussi d'historiens et de chercheurs qui consultent les fonds
de l'ancienne Province d'Aoste, désormais supprimée, et de ses institutions.
Parfois, mais plus rarement, les recherches effectuées
sont plus complexes et touchent plusieurs fonds, dans la mesure
où elles répondent à des exigences particulières.
Voici quelques chiffres, à titre indicatif :
- fonds RAVA - Série 2 : 356 fascicules
- demandes émanant des Départements de la Région :
136 fascicules
- demandes émanant des Départements de la Région : 91
- demandes émanant de particuliers (professions libérales,
historiens, chercheurs) : 17.
Initiative d'excellence
Les Archives
et l'enregistrement sur l'intranet
Cette année, les bureaux des Archives et de l'enregistrement ont
ouvert leur site intranet, avec pour objectif la reconnaissance du
fait que les connaissances constituent une ressource fondamentale
pour la stratégie d'entreprise. La gestion efficace des connaissances
accumulées par les Archives générales, alliée à la capture
des informations spécifiques que possède chaque fonctionnaire
et à la participation directe et active de ce dernier, doit
être envisagée dans la perspective d'une interaction dynamique
de tous les acteurs de cette gestion des documents, qui doit assurer
au mieux la transition d'un système fondé sur le document
papier au futur système électronique.
Le site intranet a été conçu en fonction des besoins et des attentes
de ses usagers. C'est pourquoi l'on a choisi de présenter
les informations sous une forme qui corresponde au modèle mental
que l'usager a de certaines activités (modalités de représentation,
de classement, de description et d'attribution d'un nom
aux informations). Les grands axes du processus de conception
ont donc été l'usager, le contexte dans lequel celui-ci agit et le
contenu.
Le contexte est celui de la documentation.
Les contenus du site ont strictement trait aux archives et comprennent
la réglementation spécifique et les lois sur la gestion
des documents, ainsi que des indications pratiques sur les modalités
d'insertion des données et d'enregistrement. Le site donne
accès aux outils nécessaires à l'utilisation du logiciel, à la conservation
physique des actes et à leur traitement numérique. Il
fournit également la marche à suivre pour réviser le cadre de
classification, pour reconnaître les types de documents à conserver,
pour éliminer des données et pour tenir les archives courantes
et de dépôt.
Les usagers sont les fonctionnaires des bureaux de l'enregistrement
et des archives. Selon la structure dont ils relèvent, ils peuvent
être divisés en trois catégories : ceux qui s'occupent exclusivement
de l'enregistrement des actes ; ceux qui ajoutent à cette
mission le classement électronique des enregistrements effectués
; et ceux qui pourvoient tant à l'enregistrement qu'à la tenue
des archives.
Cette initiative entendait mettre à la disposition des personnels
concernés les informations et le support nécessaire pour leur permettre
d'effectuer de manière correcte, uniforme et satisfaisante
le travail qui leur est confié : pour ce faire ils peuvent désormais
tous accéder rapidement aux informations, définir les procédures
de façon univoque et disposer d'un manuel de gestion « pas à
pas ».
Dans un second temps, il est prévu d'améliorer la communication
entre les Archives générales et les personnels chargés de l'enregistrement,
mais aussi de privilégier la méthode face à une réponse
ponctuelle, et ce, afin de parvenir à une approche dynamique
et autonome. |
|
|
|
